Die Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung ist für Unternehmen eine grundlegende Pflicht. Dabei müssen gesetzliche Anforderungen beachtet und korrekte Pflichtangaben gemacht werden. Mit der seit Januar 2025 geltenden E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich wird die Digitalisierung in diesem Bereich weiter vorangetrieben. Doch welche Möglichkeiten gibt es zur Rechnungserstellung, und welche Anforderungen gelten?
Die E-Rechnungspflicht seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und zu verarbeiten. Die Erstellung und der Versand erfolgen in Etappen. Unternehmen sollten sich frühzeitig um eine geeignete Software kümmern, um rechtssichere Rechnungen auszustellen und zu verwalten.
Möglichkeiten zur Rechnungserstellung
Es gibt verschiedene Wege, Rechnungen zu erstellen. Die gängigsten Methoden sind:
- Rechnung mit einer Software:
- Automatische Nummerierung und Speicherung
- Einfache Erstellung und Verwaltung
- Automatisierter Zahlungsabgleich und Mahnwesen
- Rechtssicherheit durch aktuelle gesetzliche Vorgaben
- Rechnung mit Excel oder Word:
- Manuelle Erstellung mit einer Vorlage
- Berechnung von Beträgen und Steuern oft fehleranfällig
- Keine automatische Dokumentation oder Sicherung
- Rechnungsgeneratoren online:
- Schnelle Erstellung über ein Online-Tool
- Eingeschränkte Funktionen und fehlende Speicherung
Die Nutzung einer Buchhaltungssoftware ist besonders empfehlenswert, da sie nicht nur die Rechnungserstellung vereinfacht, sondern auch die Buchführung erleichtert.
Pflichtangaben auf einer Rechnung
Laut § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) muss eine Rechnung bestimmte Angaben enthalten, um steuerlich anerkannt zu werden. Dazu zählen:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Datum der Ausstellung
- Leistungsdatum oder -zeitraum
- Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Waren
- Netto-Betrag und Umsatzsteuer
- Gesamtbetrag der Rechnung
- Zahlungsfrist
- Hinweis zur Kleinunternehmerregelung (falls zutreffend)
Besonders für Unternehmer, die im Ausland tätig sind, sind zusätzliche Hinweise wie die Angabe zur Umsatzsteuerregelung im EU-Raum (Reverse Charge) erforderlich.
Besondere Rechnungsarten
Neben der klassischen Rechnung gibt es spezielle Arten der Rechnungsstellung:
- Dauerrechnung: Regelmäßige Abrechnungen, z. B. für Mietzahlungen.
- Abschlagsrechnung: Teilzahlungen für größere Projekte.
- Wiederkehrende Rechnungen: Für Abonnements und fortlaufende Leistungen.
- Gutschriften: Alternative zur klassischen Rechnung für Provisionszahlungen.
- Kleinbetragsrechnungen: Erleichterte Rechnungsstellung bis 250 Euro.
Die Vorteile digitaler Rechnungssoftware
Die Nutzung moderner Rechnungsprogramme bietet zahlreiche Vorteile:
- Zeitersparnis durch Automatisierung
- Gesetzeskonforme Archivierung
- Automatischer Abgleich mit Zahlungseingängen
- Unterstützung bei Mahnprozessen
- Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder X-Rechnungsformat
Gerade mit der E-Rechnungspflicht wird eine digitale Lösung unverzichtbar, um die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Fazit
Die korrekte Rechnungserstellung ist essenziell für jedes Unternehmen. Während Vorlagen in Excel oder Word nach wie vor genutzt werden können, bieten Rechnungsprogramme eine rechtssichere und effiziente Lösung, um den gesamten Prozess von der Angebotserstellung bis zur Zahlungsabwicklung zu optimieren. Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung sollten Unternehmen frühzeitig auf digitale Lösungen umsteigen, um sich rechtlich abzusichern und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.