Selbstständig sein, ohne sich gleich durch den Dschungel der Umsatzsteuerpflicht zu schlagen – genau das ermöglicht die Kleinunternehmerregelung. Mit Beginn des Jahres 2025 treten neue Umsatzgrenzen in Kraft, die für viele Gründer und kleine Unternehmen besonders interessant sind. Doch was genau steckt hinter dieser Regelung, für wen ist sie geeignet – und wo liegen mögliche Stolperfallen?
Mehr Freiheit, weniger Bürokratie: Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, muss auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und ist von der Umsatzsteuervoranmeldung und -erklärung befreit. Diese Vereinfachung sorgt vor allem im ersten Geschäftsjahr für spürbare Entlastung im Büroalltag. Der Haken: Die gezahlte Umsatzsteuer – zum Beispiel beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen – kann nicht als Vorsteuer vom Finanzamt zurückgeholt werden.
Neue Umsatzgrenzen ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 gelten überarbeitete Umsatzgrenzen:
- Im Vorjahr darf der Gesamtumsatz maximal 25.000 Euro betragen haben.
- Im laufenden Kalenderjahr darf der Umsatz nicht über 100.000 Euro steigen.
Wird die 100.000-Euro-Grenze im aktuellen Jahr überschritten, endet die Anwendung der Regelung sofort. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer erstellt werden.
Die Änderungen gelten künftig auch für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU – die 100.000-Euro-Schwelle bezieht sich auf alle Umsätze im EU-Raum.
Wer darf die Regelung nutzen?
Die Kleinunternehmerregelung steht nicht nur klassischen Einzelunternehmern offen. Auch Freiberufler, Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder UGs sowie Nebenberuflich Selbstständige können davon profitieren – vorausgesetzt, die Umsatzgrenzen werden eingehalten.
Wichtig zu wissen: Die Regelung ist personenbezogen, nicht betriebsbezogen. Wer mehrere kleine Betriebe führt, muss alle Umsätze gemeinsam betrachten.
Wann ist die Kleinunternehmerregelung sinnvoll?
Ob sich diese steuerliche Vereinfachung lohnt, hängt vom individuellen Geschäftsmodell ab. Sie eignet sich vor allem für Selbstständige, die:
- vorwiegend Privatkunden bedienen,
- geringe Betriebsausgaben haben,
- vorsichtig in die Selbstständigkeit starten (z. B. im Nebenerwerb),
- keinen Bedarf an einem Vorsteuerabzug haben,
- oder schlicht Bürokratie sparen möchten.
Wer hingegen regelmäßig größere Investitionen tätigt oder hauptsächlich mit Geschäftskunden (B2B) arbeitet, sollte abwägen. Geschäftskunden legen meist Wert auf ausgewiesene Umsatzsteuer, da sie diese selbst absetzen können.
Wechsel zur oder von der Regelung
Bereits bei der Gründung können Unternehmer sich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden. Dazu genügt ein Kreuz an der entsprechenden Stelle im steuerlichen Erfassungsbogen. Entscheidend ist die Prognose: Im Gründungsjahr sollte der Umsatz nicht über 25.000 Euro liegen, im Folgejahr nicht über 100.000 Euro.
Auch später kann ein Wechsel möglich sein – sofern keine Sperrfrist besteht. Wer sich bewusst gegen die Regelung entschieden hat, ist für mindestens fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden.
Ein Wechsel zur Kleinunternehmerregelung ist außerdem nur zulässig, wenn die Umsatzgrenzen eingehalten wurden. Der Antrag erfolgt formlos beim Finanzamt – ein einfacher Satz genügt, wie z. B.: „Hiermit beantrage ich die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ab dem [Datum].“
Der korrekte Hinweis auf der Rechnung
Wer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht, muss dies auf jeder Rechnung deutlich machen. Ein typischer Satz lautet:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Ein fester Wortlaut ist gesetzlich nicht vorgeschrieben – aber der Verweis auf die Regelung ist Pflicht. Nur so bleibt die Rechnung korrekt und vollständig.
Steuerpflicht bleibt bestehen – aber ohne Umsatzsteuer
Auch Kleinunternehmer müssen Einkommensteuer zahlen. Je nach Unternehmensform kommen zusätzlich Gewerbesteuer oder Körperschaftsteuer hinzu. Die Kleinunternehmerregelung betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer – alle anderen Steuerpflichten bleiben unberührt.
Digitale Hilfe bei der Buchhaltung
Auch wenn die Regelung bürokratische Erleichterung verspricht, bleibt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung bestehen. Ob Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder doppelte Buchführung – je nach Rechtsform gelten unterschiedliche Anforderungen.
Digitale Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramme können helfen, den Überblick zu behalten – insbesondere bei der laufenden Überwachung der Umsatzgrenzen.
Fazit: Klein, aber effektiv – die Regelung für Selbstständige mit Übersicht
Die Kleinunternehmerregelung bietet eine attraktive Möglichkeit für Selbstständige mit überschaubaren Umsätzen, den bürokratischen Aufwand gering zu halten. Sie ist ideal für einen sanften Einstieg ins Unternehmertum – oder für Nebenberufler, die sich keine Gedanken um Umsatzsteuer machen möchten.
Aber: Wer wächst, sollte regelmäßig prüfen, ob ein Verbleib in der Regelung noch sinnvoll ist – oder ob ein Wechsel zur Regelbesteuerung nicht langfristig vorteilhafter ist.
